大師智慧

如何跟老闆說他不愛聽的真話?隱瞞或拖延都會造成更大的災難,用這4個步驟,讓老闆買單!

2017-10-13

誠實為上,在職場也一樣適用。然而,職場上充滿了許多「難以啟齒的真相」,包含專案進行不順,以及企業文化僵固、不利創新。要如何溝通這些「難以啟齒的真相」?

 

創新點:抽離情緒,坦誠並積極說的說出事實,加上改變詮釋事實的方式,能讓你更有效溝通難以啟齒的事實。

 

本文4大重點:1.從陳述事實開始,讓每個人充分了解狀況 2. 避免掉入大腦陷阱:把事實從情緒中抽離 3. 站在老闆立場,告訴他這件事將如何影響他的年度目標 4.說明下一步,以及走這一步背後的願景

 

受過職場洗禮,大多數人已經學會「告訴別人他們想聽的話」,而不是真話。聽真話需要勇氣,說真話更需要勇氣。說出真話的那一刻,就像迎接卸了妝的自己:若不是怵目驚心,也至少會倒抽一口氣。

但不管你今天擔任老闆或員工角色,在職場上不說真話,對組織來講無異慢性自殺。用揣測與猜疑取代真話的組織,沒有辦法建立信任。沒有信任,所有的溝通都只是徒勞無功。

試想一下:當老闆不信任員工,就容易事必躬親、無法放手真正授權員工去獨挑大樑,員工也就無法更快速的學習、獨立決策與成長。

當員工不信任老闆,便無法真正有效執行老闆下的指令,而抱怨的耳語可能在員工間不斷流傳,讓組織氣氛低迷、成效大打折扣。

 

(Source: Wordfromwell.com)

誠實為上,在職場也一樣適用。然而,職場上充滿了許多「難以啟齒的真相」,包含專案進行不順,以及企業文化僵固、不利創新。要如何溝通這些「難以啟齒的真相」?專家有以下三種建議:

1.從陳述事實開始,讓每個人充分了解狀況

今天若一個客戶專案成效不佳,導致你的團隊需要策略大調整或裁員,才能夠有重新開始的機會,你會怎麼跟老闆開口?多數人會選擇先「裝傻」,暨望有其他的方式能夠谷底翻身,讓危機自動解除。但往往現實是:到了危機紙包不住火時,才不得不呈報老闆,導致老闆氣得跳腳,又得硬著頭皮去解決客戶的憤怒。

事後,老闆一定會氣你沒提早說出專案陷入困境的情形,導致團隊陷入危機。但提早說,又容易讓老闆覺得你辦事能力有問題、客戶感到恐慌、同事也對你的能力議論紛紛。

唯一的解法,就是說實話,但是改變詮釋方式。

首先,要清楚、誠實地說出事實,哪怕有多慘烈或不堪入目。讓每個人知道你充分了解現況,是非常重要的。當陳述事實時,用「就我看來…」或「就我的經驗…」作為開場比較好。比較好的原因,是老闆對這事實的看法,可能跟你不同。你加了「就我看來…」的發語詞,表示你並沒有想要壟斷對事實的詮釋。

如果這狀況是你引起的,就必須進一步說明,究竟是什麼樣的決策造成了這樣的狀況,以及在這樣的狀況下,有哪些最壞的情況可能會發生。另外,你從中理解到如何避免這樣的情形再次發生。

 

2.避免掉入大腦陷阱:把事實從情緒中抽離

在這個過程中,最重要的是—避免情緒化的用詞。我們的大腦很常會把「事實」、「對事實的詮釋」、「對事實的情緒反應」以及「我們想要達成的目標」混為一談。如何把事實忠實客觀的詮釋,決定了後面溝通的效率與品質。專家建議四種做法:

第一步,拿一張白紙對摺兩次,讓白紙形成四格。將四格分別標上「事實」、「詮釋」、「反應」、「結果」。把每一句你想講的分門別類填到表格裡。比如說,合作廠商可能跟你說「你這點子不能用」,這並不代表他們不尊重你,可能是你自己對這段話的詮釋。如果今天有個錄影機拍下你跟客戶間的溝通對話,從客觀的角度看這段對話,會和你對這段話的主觀感覺是一樣的嗎?

當不愉快的事情發生的時候,我們往往會以為對方是針對我們。事實上,這就像我們今天碰上了下雨天,你在戶外,雨打在你身上,你淋濕了。雨並不是針對你個人,今天注定要下雨,跟你沒有任何關係。

分辨什麼是事實,什麼是情緒是相當重要的。Facebook或Twitter都讓人們可以自由地在網路上宣洩自己的情緒,反而讓人們無法分辨事實和情緒。時常提醒自己:什麼是事實,什麼是情緒,什麼是情緒後的反應,什麼是結果,是相當重要的。

 

(Source: Sales Initiative)

3. 站在老闆立場,告訴他這件事將如何影響他的年度目標

把自己放在老闆的處境設想一下,思考「他想到達到什麼目標」。在瞭解他的處境之前,先別急著把話通通倒出口。

接著,當要跟他溝通時,讓他看到如果沒有正視你所提出的問題,將會如何阻止他達到他的目標。就算目標可達成,要付出多少額外成本。在這個過程中,要表現得如一個朋友試圖在幫助你解決問題一樣。

另外,挑選溝通地點也想當重要。如果想要讓這個「難以啟齒的真相」能得到更多正面的回饋,一個私密、安靜的空間比一個大而開放的空間來的好。

 

(Source: Sales Readiness Blog)

4. 為壞事,賦予正面的意義

最後,跟老闆承認事情不如人意,恐怕他不會太高興。但如果你能賦予新的含義、想好對策,並跟老闆娓娓道來,反而能夠讓老闆欣賞你的坦誠以及思慮周全。

比如說,你沒有達到這個月的業績目標,這是難以啟齒的壞事。但你可以為這件事賦予正面意義,比如跟老闆說:「沒達到業績目標的原因,是花太多時間經營一筆大單,最後客戶臨時反悔。我從經營這個大單中學到很多銷售技巧。未來會把這些技巧,應用在別的客戶身上。並且分散風險,在一個月中平均經營大、中、小的客戶。我也從客戶反悔的經驗,加強了判斷客戶意向的能力,未來誤判的機率會降低。」

歷史上最會為壞事賦予正面意義的溝通者,就是美國總統林肯。1863年,美國南北戰爭爆發了有史以來死傷最為慘重的蓋茲堡戰役(Battle of Gettysburg),3天內對戰雙方共有51,000名士兵陣亡、受、失蹤、被俘。雖然最後是由林肯所代表的聯邦軍取得最終的勝利,但陣亡人數眾多,只能說是慘勝。面對眾多死亡將士的家屬,以及大眾的恐懼和疑惑,林肯發表了一場僅10句話、僅272字,卻至被公認是美國歷史上最偉大演說之一的《蓋茲堡演說》(Gettysburg Address)。

對當時的人們來說,南北戰爭的意義,多半是支持或反對奴隸經濟,或維持國土完整的一場內戰。血腥的蓋茲堡戰役,更是給予人「兄弟間彼此殘殺」並以大批陣亡作結的一場戰役,難免讓人質疑起內戰的意義。

林肯在演說中,沒有否認死傷慘重的事實,但他為死傷者的犧牲賦予了新的含義。

「這個世界不會記得我們今天在這裡說了什麼,但永遠會記得他們(死傷者)在這裡做的一切。更確切地說,是讓我們活著的人,更明白應投身於他們曾在這裡如此高貴地奮鬥過、尚未完成的事業。……那些陣亡者的犧牲不會成空,這個國家將在上帝的護佑下在自由中新生,這個民有、民治、民享的政府將在世間不朽長存。」

林肯將所有傷亡將士的犧牲,賦予了一個更高的含義:他們是為了「人皆生而平等」這個理念奮鬥。他成功的言語塑造,讓美國南北戰爭自此在美國人民心目中的意義徹底翻轉,也讓蓋茲堡戰役成為南北戰爭的轉捩點之一。

在組織中或個人生活中,唯有真話才能真正建立信任,有效降低溝通成本,讓一切步上正軌,也許反而會加分。

 

歡迎加入《創新拿鐵Line好友》每天自動收到新文章!(ID:@startuplatte)

 

推薦閱讀:

1.別貪心,一次把一件事講清楚!TED講者教我們職場溝通的3種技巧

2.使用「感召」來溝通,讓你4個步驟就能說服長官

3.有效的溝通從聆聽開始!成功「聆聽者」的4大秘訣

 

參考資料:

1.Honesty at Work: Tell the Truth and Be More Productive

2.How to Tell The Truth in Difficult Situations

3.It’s Your Job to Tell the Hard Truths

4.How to Tell the Truth

5.Gettysburg Address

上一篇
下一篇

相關文章